¿Cómo optimizar una sala de juntas híbrida?

El sector de videoconferencias está siendo cada vez más solicitado por las empresas de diferentes sectores económicos que le permiten conectarse con departamentos que están en otras partes de la ciudad o países para coordinar sus actividades comerciales. Tomó impulso una vez que las compañías comprendieron que le traía más beneficios tener a los empleados de manera remota y que era más productivo tomar reuniones con clientes a través de canales digitales con la ayuda del sistema de audio y video sala de juntas.

Por este motivo, es fundamental que para que sus videoconferencias se desarrollen apropiadamente se incluyan diferentes implementos como cámaras y micrófono para sala de juntas con los que optimizar el espacio y desarrollar sus reuniones de manera óptima y simple. Por ello, en este artículo le mostraremos los aspectos que debe tener en cuenta al momento de configurar su oficina.

Escoja el software apropiado

La plataforma es muy importante al momento de desarrollar las reuniones. En este caso, el programa debe ser intuitivo, fácil de manejar, disponible en múltiples dispositivos y accesible gratuitamente tanto por la empresa como por los clientes. Así mismo, es conveniente que tenga en cuenta que se interconecte apropiadamente con el sistema de automatización salas de juntas y de esta manera proyectar una imagen apropiada.

Existen muchas opciones gratuitas y de pago en el mercado, pero lo más importante es que el software le permite acceder fácilmente a las herramientas necesarias para desarrollar una reunión virtual sin ningún tipo de complicación técnica.

Dispositivos necesarios

Para que el software de videoconferencias funcione apropiadamente es necesario que se interconectan diversos dispositivos que le permitan tener los recursos con los que captar la imagen y el sonido de manera profesional. En términos generales requiere de los siguientes equipos:

Pantalla

A través de este medio verá toda la información que se proyecte durante la videoconferencia, incluyendo diapositivas, informes, vídeos, imágenes o simplemente los rostros de los asistentes y de esta manera tener un acercamiento más personal. Existen diferentes alternativas en el mercado, pero la que más recomendamos es la implementación de un Videowall.

Se trata de un grupo de pantallas interconectadas entre sí que presentan información diversa y es programable para que supla las necesidades de cada compañía; en el caso de una videollamada, podrá configurar en qué lugar salen las presentaciones y los asistentes o si desea proyectar varios documentos a la vez, así, los datos quedarán más claros y será posible sacar conclusiones más detalladas de cada junta.

Cámara

Así como usted verá la imagen que proyecte la cámara de su interlocutor, los asistentes también tendrán video en vivo del sitio de la reunión. Es importante que no escatime en la calidad de este dispositivo, ya que de ello dependerá la manera en la que sus clientes o demás empleados lo verán en sus pantallas.

Si no se adquiere un dispositivo de calidad no verán los rostros de la oficina de forma detallada, los colores serán más opacos y en general la experiencia no evocará profesionalismo.

Lo mejor es comprar un modelo externo que capte con detalle cada uno de los interlocutores y no valerse de la cámara integrada de una laptop o de un celular, que no tendrá la capacidad necesaria para suplir sus necesidades.

Micrófono

Para complementar el sistema de audio y video sala de juntas es necesario contar con un micrófono que capte la voz de los interlocutores de manera clara y sin ningún tipo de interferencia, eco, reverberación o cualquier otro fallo común de los modelos de baja calidad. Es importante que tenga la suficiente potencia para que incluso los asistentes más lejanos sean escuchados sin dificultades.

Altavoces

Así mismo es necesario contar con altavoces que permitan que la voz de los asistentes sea atendida en la sala de juntas. Un aspecto importante que debe tener en cuenta es que el audio proyectado por el altavoz no sea procesado por el micrófono, ya que de ser así se generará un efecto de reverberación que afecta la calidad de la llamada.

Paneles de control

Todo el sistema de audio y video sala de juntas junto con los sistemas de luces, persianas entre otros que se manejan inteligentemente deben ser fácilmente configurables, de preferencia desde un panel de control ubicado en el puesto del director en el escritorio de la sala de juntas, de forma que un par de pasos pueda solucionar cualquier inconveniente o silenciar el micrófono, apagar la cámara, cambiar el volumen de los altavoces, entre otras actividades.

Estos son algunos de los aspectos del audio y video sala de juntas que debe tener en cuenta al momento de optimizar el espacio para una reunión híbrida, si desea conocer más información, llámenos a los números en el Valle de México y el Bajío que encuentra en la sección de contacto o escribanos al chat que está en nuestro sitio web.