En el acelerado mundo laboral, donde se requiere el intercambio de ideas siempre será valioso acudir a una sala de juntas para hacerlo de manera más fluida, muchas reuniones serán urgentes, otras de gran importancia, algunas veces ambas, en cuyos casos sólo deseamos que no esté ocupado el Meeting Room. Mediante el sistema de reserva de salas podemos saber, con más certeza qué salas están disponibles en el momento que lo necesitamos.
De igual manera, hay ocasiones en las que hay reuniones urgentes y/o importantes y se tiene la circunstancia no deseada de que la sala de juntas está ocupada y no sabes cuál sala de juntas está disponible. Mediante este sistema de sistema de reserva de salas conocerán en tiempo real la situación de otras áreas y reservar una nueva área.
Los dispositivos de reserva de salas de reuniones permiten organizar la dinámica de la oficina, que todos los colaboradores tengan acceso a las salas de juntas de manera organizada, y que, ante imprevistos, sepamos qué puerta podemos abrir sin interrumpir una sesión de directivos.
Además, un sistema de reservación de salas permite a los administradores de estas y su equipamiento, casi siempre el equipo de TI, realizar mantenimientos preventivos oportunos, dar soporte técnico inmediato y analizar ciertos indicadores para optimizar el uso de recursos.
Para realizar la reserva de salas habitualmente se podrá hacer mediante una pantalla táctil ubicada fuera de la sala de juntas, seleccionaremos día y hora de nuestra reunión para luego guardarla y así garantizar la disponibilidad del espacio, muchas veces no sólo se dispondrá de un cuarto con mesa grande y sillas para todos, sino también un sistema de proyección o videoconferencia, en sí todo el equipamiento necesario llevar a cabo la interacción con los demás y el intercambio de información.
Una vez realizada la reserva de salas para distintas reuniones, llegado el momento de iniciar cada una de ellas, un indicador luminoso a modo de semáforo se pondrá en rojo u otro color predefinido para indicar que la sala se encuentra ocupada. El tiempo que la sala esté libre, normalmente el indicador tiene color verde.
En general, las pantallas se alimentan PoE+, ahorrando conexiones eléctricas en lugares donde no suele haber o no serían estéticas, a través de la misma conexión a la red institucional mediante cable ethernet. No conocemos modelos que funcionen con baterías y su conexión sea WiFi, 100% inalámbrica, no descartamos que existan, pero nos parece poco práctico estar al pendiente del nivel de carga de las baterías de un equipo encendido 24/7 que estará siempre en el mismo lugar.
Las pantallas se sincronizan con distintas plataformas, algunas exclusivamente de reservación y otras de videoconferencia, permiten que desde la función de calendario se reserve ya sea en la interfaz web o dispositivos móviles.
En algunos casos, se requieren licencias de dichas plataformas para agregar estos dispositivos a todo el ecosistema. En el caso de Microsoft, los paneles trabajan sincronizados con el calendario de Outlook, y desde aquí se puede realizar la reserva de salas.
Si se tiene dentro de la sala equipo dedicado a las videoconferencias Teams, la licencia Microsoft Teams Room Pro es adecuada para ambos equipos, si sólo existe la pantalla de reserva, es más económico usar la licencia Microsoft Team Shared devices. En cuanto a Zoom, se considera que la sala tiene equipo dedicado a esta plataforma, la licencia requerida es Zoom Room, y se puede sincronizar con el calendario de Google y Exchange,
En el mercado mexicano existen múltiples alternativas para implementar un sistema de reserva de salas, vale la pena describir un par de ellas que nos permitirán conocer más detalles.
Empezaremos con la solución de Logitech, la Tap Scheduler que mide 10 pulgadas y disponible en colores blanco o negro, es una solución sumamente práctica, con un atractivo costo, entre sus accesorios se incluyen los soportes necesarios para el montaje en distintas superficies, muro de ladrillo o yeso e inclusive vidrio. Puede sincronizarse con la tap de sistemas de videoconferencia Logitech instalados dentro de la sala, donde los eventos que se visualizan en ambas pantallas: adentro nos permite unirnos a la reunión y afuera indicar la reservación. Las plataformas soportadas de reservación son Microsoft, Zoom, Robin, Appspace y Meetio y en videoconferencia Microsoft, Zoom y Google Meet.
Logitech ofrece el software Sync, monitorea el estado de los equipos en las salas y administración de salas y equipos.
Crestron es una alternativa que ofrece soluciones más completas, añade funciones que se adaptan a distintos escenarios. Sus paneles son de 7 y 10 pulgadas, los modelos son TSS-770 y TSS-1070 disponibles en blanco o negro, adicional al indicador luminoso de la pantalla se puede agregar señalética en acrílico que también funciona a modo se semáforo, estas pueden estar grabadas con el nombre de la sala, se coloca en la parte alta de la sala y se conecta mediante USB a la pantalla para sincronizarse. Las pantallas de reservación Crestron conectan con Microsoft Exchange®, Office 365, Google® Calendar™, IBM® Notes®, CollegeNet® R45, Condeco y más.
Los paneles también pueden integrarse con otras soluciones de Crestron y en conjunto ofrecer una funcionalidad más completa.
Las pantallas de calendarización no sólo sirven para la reserva de salas, sino también permiten solicitar servicios de catering o soporte técnico sobre los equipos audiovisuales. De esta manera se convierten en una herramienta para llevar a cabo reuniones sin contratiempos, el equipo Dáxel está capacitado para asesorarte sobre cuál es tu mejor alternativa, dándote el apoyo para su implementación, desde suministro, instalación hasta configuración. ¡Escríbenos o llámanos, tenemos la solución!
Si quieres conocer mayor información acerca de nuestros servicios, comunícate con nosotros a través del teléfono de nuestra oficina: 477 555 7200. También puedes comunicarte por medio de nuestro email: contacto@daxel.mx. Tenemos sedes en León, Celaya y el Valle de México con cobertura en más de 20 ciudades.