Afronten los desafíos de gestión con un sistema de reserva de salas
Las reuniones en salas de juntas son cruciales para las empresas. Pese al crecimiento del trabajo remoto, para muchas empresas aún es importante estar frente a frente, ya sea para tratar asuntos con el personal o con clientes potenciales o activos. Las reuniones presenciales permiten abordar problemas, proporcionar ideas y crear estrategias, no obstante, hay varios desafíos de gestión que pueden entorpecerlas. Hay una solución cada vez más solicitada y amigable para los usuarios: los sistemas de reserva de salas.
Sistema de reserva de salas: plataforma centralizada que brinda muchos beneficios
El sistema de reserva de sala permite optimizar las salas de juntas de empresas. Abarca una serie de herramientas, procedimientos, pautas y procesos, tanto digitales como manuales, cuya finalidad es la gestión efectiva de las salas de juntas. Consiste en una plataforma centralizada para que el personal reserve anticipadamente alguna sala, lo que optimiza la organización en el sitio de trabajo y es de mucha ayuda en empleos flexibles.
El sistema de reserva de salas facilita la eficiencia en la organización de reuniones, evita problemas de programación, asegura la disponibilidad de las salas requeridas y vuelve sencillo el seguimiento de las salas utilizadas. Se trata de programas digitales, que son completamente diferentes a los formatos manuales o a la utilización de archivos de Excel, donde los usuarios tienen que reservar las salas de forma manual registrando tanto la fecha como su nombre. Tal opción es bastante lenta, no permite escalar y es común incurrir en errores.
En los últimos años, se ha visto un crecimiento en los índices de implementación de sistemas de reserva, lo que se debe a varias razones, como la posibilidad de cancelar automáticamente reservar anteriores, lograr tiempos más eficientes y dar seguimiento a todos los registros. Tanto las pequeñas como medianas y grandes empresas impulsan el mercado de esta tecnología, permitiendo mejoras notables y volviendo más sofisticadas sus operaciones.
¿Qué desafíos se afrontan con los sistemas de reserva de salas?
Hay varios desafíos que conlleva la gestión de salas de reuniones, como:
Salas subutilizadas o sobrerreservadas
Una mala gestión provoca que algunas salas estén sobrerreservadas o subutilizadas, derivando así en ineficiencia en la utilización de recursos, en pérdidas de tiempo, cancelaciones, entre otros problemas.
Reservas no transparentes
Al no haber una centralización en las reservas, es fácil que el personal no tenga claridad acerca de la disponibilidad de las salas, lo que deriva en confusiones.
Problemas de programación
Cuando hay muchas personas que intentan acceder a las salas de forma simultánea, es muy fácil que ocurran problemas de programación.
Reuniones fantasmas
Con la reserva manual o tradicional, es común que haya espacios reservados, pero no ocupados, lo que puede frustrar al personal y derivar en un uso ineficiente de los recursos.
Pérdidas de tiempo
Sin un sistema de reserva, que es una de las mejores tecnologías para optimizar las reuniones en salas, se requiere mucho tiempo y esfuerzo para gestionar una reunión, lo que genera tiempos muertos y bajas producciones.
Elijan el sistema de reserva de salas adecuado
Con ayuda de un sistema de reserva de salas pueden solucionarse todos estos desafíos de las reservas convencionales de salas. Brinda procesos fáciles y eficientes y encaja en cualquier empresa, sin importar su tamaño, no obstante, es importante elegir adecuadamente, considerando los siguientes puntos:
Compatibilidad
Es importante elegir un sistema que se integre bien con otras tecnologías usadas en el sitio de trabajo, por ejemplo, con el servicio de automatización de salas de juntas, plataformas para conferencias en línea y programas de calendario. Una excelente integración permitirá a los usuarios observar la disponibilidad de las salas en tiempo real, lo elimina problemas innecesarios y simplifica las reservaciones.
Seguridad
El mejor sistema de reserva es aquel que brinda seguridad a la información y toma con seriedad la privacidad. Algunos ejemplos son el cifrado de datos de reserva y la autenticación para usuarios. De esta manera, se protegerá la información del personal de manera continua.
Uso sencillo
Se recomiendan sistemas cuyo acceso sea sencillo y que no requiera mucha ayuda para comprender su funcionamiento. Es probable que el personal necesite algo de capacitación, pero, si el sistema requiere instrucciones complejas y mucho tiempo para comprenderlo, hará que los usuarios se frustren y eviten utilizarlo.
Costo
Para que el sistema sea confiable, es importante que sea rentable y asegure el retorno de la inversión, lo que se logra aumentando la eficiencia de las salas de juntas, mejorando el trabajo en equipo y agilizando las reservas. Un sistema eficiente ayuda a disminuir los costos operativos y con la automatización de funciones que habilita disminuye el esfuerzo manual, lo que conlleva ahorros de dinero y valioso tiempo.
Disponibilidad
Es importante que el acceso al sistema sea sencillo y sin importar la ubicación, además que sea las 24 horas del día. De esta manera, el personal reservará salas y revisará la disponibilidad de estas en caso de requerirse.
Flexibilidad
Cuando una empresa cambia, igual lo hacen sus necesidades de salas y reservas. Es crucial inclinarse por un sistema que se adapte a tales cambios y sea flexible en cuanto licencias y tecnología. Se recomienda no depender de hardware específico y que el sistema garantice una fácil escalabilidad.
En Dáxel contamos un sistema de reserva para su negocio, además de otras tecnologías que les serán muy útiles, como sistemas de audio y video sala de juntas. Pidan una cotización o más información a la línea (477) 555 7200 o enviando un correo electrónico la dirección: contacto@daxel.mx.