¿Cómo mejoran la productividad los sistemas de reserva de salas?
Los sistemas y dispositivos de reserva de salas como los paneles de reserva y los sistemas de gestión de estas optimizan el tiempo de los empleados. Principalmente debido a que se pueden reducir las confusiones, las interrupciones, dobles reservaciones. Al igual que se puede mejorar la colaboración y la comunicación de manera efectiva.
Una empresa regular se conforma con agendar reuniones y citas de manera manual o simplemente comunicándose con sus colaboradores. Esto puede resultar un grave error debido al potencial riesgo de doble reserva o interrupciones indeseadas. Sin embargo, una empresa moderna va más allá implementando soluciones tecnológicas para la reserva de sus espacios.
La reserva de salas y la mejora de la productividad
Anteriormente la reserva de salas se realizaba de una manera manual, repetitiva y poco funcional, sin embargo, eso ha cambiado con la aparición de la tecnología. Actualmente Dáxel ofrece dispositivos y sistemas para la gestión de reserva de salas de reuniones y otros tipos de espacios dentro de las organizaciones. Algo que impacta positivamente en la funcionalidad interna y la colaboración entre los trabajadores.
El proceso de reserva desde dispositivos o sistemas en línea permite mejorar la productividad de diferentes formas. Para comenzar, brindan la oportunidad de realizar reservas rápidas y accesibles evitando que los colaboradores pierdan tiempo buscando salas libres y solucionando conflictos relacionados a las reservas. Esto debido a que se evitan las dobles reservas, las interrupciones y las confusiones entre los trabajadores.
Las dobles reservas son una situación donde dos trabajadores reservan un espacio de reunión el mismo día y a la misma hora sin antes conocer la disponibilidad. Lo que puede ocasionar conflictos y la reprogramación de reuniones importantes con clientes o empresas colaboradoras.
Uso de paneles de reserva
Una de las alternativas que ofrece Dáxel son los paneles de reserva, los cuales son señalizaciones que se ubican fuera de las salas para indicar si el espacio está disponible u ocupado. Esto mejora la visibilidad y la transparencia en la agenda de reuniones importantes, de igual forma que proporciona información en tiempo real.
Generalmente estos paneles pueden ser integrados con sistemas de reservas y pueden funcionar de forma integrada con otros elementos del espacio de trabajo. En caso de que la reunión sea cancelada o suspendida, el panel indicará que el espacio se encuentra disponible para otra reunión en caso de ser necesario.
Sistemas de reserva en línea o Apps
Más allá de la instalación de paneles se puede aprovechar el avance de la tecnología para contar con sistemas de reserva en línea o aplicaciones para dispositivos móviles. Así es, es posible realizar una reservación desde cualquier lugar que se encuentre de manera rápida y sencilla. Únicamente es necesario contar con la autorización y se podrá visualizar el calendario y la disponibilidad de los espacios de reunión.
Existen herramientas colaborativas como Microsoft Outlook o Google Calendar que pueden integrarse con los sistemas de reserva. Esto, por supuesto, para facilitar la planificación de reuniones y la colaboración entre trabajadores sin necesidad de confusiones o conflictos entre estos. Para contar con un mayor control, se puede implementar una pantalla táctil para controlar videoconferencia para gestionar todo lo que sucede dentro de estos espacios.
¿Qué beneficios ofrecen los sistemas de reserva?
Implementar sistemas o dispositivos de reserva para las salas de junta o reuniones ofrece una excelente lista de beneficios. Uno de los más importantes es la posibilidad de contar con datos, informes y análisis para tomar decisiones estratégicas que permitan optimizar el uso de los espacios. Desde cuáles son las horas pico donde las salas son más utilizadas hasta los días con mayor tráfico de uso y más.
Esto, incluso, permite organizar cada detalle y programar días específicos para el uso de las salas para los directivos y los colaboradores por igual. Todo esto impacta positivamente en la productividad de las empresas, al mismo tiempo que ofrece una mejor colaboración entre sus trabajadores.
Otros de los beneficios que ofrece la implementación de estos sistemas y dispositivos son los siguientes:
- Mejor aprovechamiento de los diferentes sistemas de videoconferencia.
- Mayor conocimiento sobre el uso de las salas y su disponibilidad.
- Permite identificar las salas infrautilizadas para evaluar la necesidad de estos espacios.
- Mayor productividad y mayor eficiencia al momento de utilizar los espacios.
- Reuniones puntuales sin interrupciones.
- Mayor organización y planificación.
- Mejor experiencia para los colaboradores.
- Reducción de confusiones, conflictos y del estrés relacionado.
- Optimización continua al ofrecer datos de importancia.
Optimice la reservación de las salas de junta de su empresa con Dáxel
En Dáxel somos una empresa con más de 9 años de experiencia proporcionando soluciones tecnológicas e innovadoras a las empresas que lo necesitan. Contamos con dispositivos y sistemas de alta calidad de reserva de salas que se adaptan a las necesidades específicas de las organizaciones modernas.
¿Desea implementar tecnología para la reservación de las salas de juntas de su organización? Le invitamos a contactarnos mediante el correo electrónico contacto@daxel.mx o, a través del número de teléfono (477) 555 7200. Con gusto le brindaremos toda la información necesaria a la brevedad.