Audio y video sala de juntas


Cuando el número de participantes en una reunión de trabajo es mayor a 10 personas o existen participantes remotos, los sistemas de audio y video sala de juntas adquieren vital relevancia para garantizar la correcta comunicación entre los colaboradores. El éxito de las empresas depende del trabajo en equipo.

La gran mayoría de nosotros hemos colaborado con otros en reuniones donde compartimos la información sobre la que se está trabajando, diagramas o planos, resultados mediante tablas o gráficas y muy variado contenido multimedia.

A través de nuestros clientes, hemos aprendido cuáles son las preocupaciones más comunes de los usuarios durante estas reuniones locales o durante una videoconferencia: Perder tiempo en conectarse al sistema de proyección, no poder establecer la llamada, si gustas que los otros no vean claramente el contenido que comparto, que no entiendan lo que digo, no escuchar a los demás, no poder ver a los participantes remotos o que ellos no me vean.

Cuando pensamos en estas posibilidades, queremos evitarlo a toda costa porque, de suceder, el director, gerente o rector se quejarían de la imposibilidad de comunicarse. Los invitamos a seguir leyendo y conocer los sistemas audiovisuales que intervienen en estas salas.


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Audio y video salas de juntas


Los sistemas audiovisuales que se requieren instalar en espacios colaborativos, ya sea para reuniones locales o remotas, son los siguientes:

  • Microfonía: Los micrófonos son transductores encargados de captar la voz de cada uno, la información generada en ese instante, opiniones, requerimientos, conclusiones, síntesis e ideas.
  • Refuerzo sonoro: Se instalan altavoces cuando hay personas que por la distancia no puedan escuchar de manera directa lo que otros dicen, algo muy evidente en videollamadas, pero también necesario en espacios amplios.
  • Procesamiento de audio: La cadena de audio no se limita a ir de un origen, los micrófonos, a su destino, las bocinas, de manera directa. En su recorrido las señales de audio requieren ser manipuladas para asegurar la funcionalidad requerida.
  • Video transmisión: La tecnología ha facilitado la compartición de la expresión corporal, muchas veces determinante en la comunicación humana, en videollamadas corporativas esto se logrará a través de una o varias cámaras de video.
  • Presentación de contenido visual: La pantalla de una computadora no es suficiente para que un grupo pueda ver cómodamente una presentación, tablas, videos, gráficas y participantes remotos, será necesario verlos en una o varias imágenes de buen tamaño.
  • Distribución de video: Las señales de video tendrán diferentes orígenes y destinos, el equipo apropiado nos permite elegir y direccionar según la dinámica de la reunión.
  • Códec o softcodec: El equipo que durante muchos años reinó en las videoconferencias, fue el códec, equipo capaz de establecer comunicación entre puntos remotos, transmitir señales de audio y video. Hoy en día, se siguen usando, pero han sido fuertemente desplazados por los softcodecs, programas de videollamada que corren en un computador.

Revisaremos cuáles son los retos de implementación de los sistemas de audio y video salas de juntas, no sin antes dejar en claro que el sistema de audio, en su conjunto, tiene como objetivo asegurar la inteligibilidad de la voz, es decir, que la voz pueda ser escuchada con nitidez y sin dificultad. De no asegurar lo anterior la reunión podría estresar a los participantes, en el peor escenario podría no llevarse a cabo, incluso cuando se tenga una excelente transmisión de contenido visual.

Microfonía


La elección correcta de los micrófonos a instalar en las salas no es tarea trivial, existen varias consideraciones que se deben tener:

Cobertura


Todos los participantes deben tener la posibilidad de poder hablar a un micrófono que sea capaz de captar su voz a una intensidad suficiente para ser enviada al sistema de audio, algo simple sería poner un micrófono para cada participante, pero en salas de unos 40 participantes esto sería costoso.

Ubicación


Además de que los micrófonos deben estar cerca de los hablantes, hay otras medidas que se deben de cuidar, por ejemplo, la distancia hacía los altavoces, para evitar retroalimentaciones. El micrófono también debe estar alejado de contenedores de líquidos, no queremos que una taza de café se derrame y dañe el equipo.

Línea directa de vista


Es posible que un micrófono esté cerca de un participante, pero sí entre ellos se tiene que abrir una laptop, el audio será bloqueado por la pantalla y la calidad de la voz se verá afectada.

Relación costo beneficio


El presupuesto de cada usuario es distinto, debemos enfocarnos en sacarle el mayor provecho, considerar que la inversión traerá mayores beneficios a largo plazo en cuanto a funcionalidad, inteligibilidad, ahorro de baterías, obsolescencia de equipos, entre otros.

Perspectiva del usuario


Algunos usuarios pueden tener requerimientos especiales.

  • Estética: que los micrófonos no sean visibles a simple vista
  • Seguridad: sentir que tienen el control de la conversación por tener prioridad sobre otros micrófonos o poder silenciarlos. Es común que en estos casos también se quiera poder tener un micrófono muy visible justo enfrente.
  • Privacidad: poder silenciar los micrófonos.

Hay diversas soluciones, como micrófonos de cuello de ganso, de superficie, de techo o de pared. Revisa más detalles y modelos sugeridos en nuestra publicación sobre micrófonos para salas de juntas.

Refuerzo Sonoro


El sonido disminuye con la distancia, es sabido por todos y demostrado en física con la ley de los cuadrados inversos, En espacios amplios o en videoconferencias necesitamos escuchar a nuestros interlocutores. La solución, instalar altavoces, conocidos como bocinas, para llevar el sonido fuerte y claro.

Bocinas de instalación en plafón, sobreponer o empotrar en muro e incluso sobre la mesa son algunos ejemplos, su instalación trae también desafíos, son muy similares a los de los micrófonos:

  • Cobertura: deben definirse cantidad y ubicación de altavoces que garanticen que cada uno de los participantes escuche a los demás y el contenido multimedia directamente de las bocinas y no el audio que rebota en muros y muebles (reflexiones acústicas).
  • Uniformidad: no sólo todos deben escuchar, sino que todos deben escuchar en promedio a la misma intensidad, hay que evitar que en algunas áreas se escuche demasiado fuerte o bajo.
  • Sincronía: si dos o más cajas acústicas proyectan audio hacía el mismo lugar pueden presentarse dos efectos: Cancelación de algunas frecuencias, si están frente a frente o si están una detrás de la otra, el sonido llegará en diferente tiempo y si la diferencia es considerable se percibe un “eco” incómodo.
  • Calidad y estética: cada fabricante diseña las bocinas alcanzando diferentes grados de calidad en la reproducción del sonido y en su estética al instalarse. Elegir las más propicias será derivado de un análisis de costo beneficio que cada modelo pueda ofrecer.

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Procesamiento de audio


Las señales de audio, provenientes de micrófonos o de contenido multimedia tienen distintos tratamientos en la cadena de audio: filtros, mezcla, ecualización entre otros. Normalmente realizados por un procesador digital de señales (DSP por sus siglas en inglés) de audio.

Hay ciertos puntos especialmente cuidados para garantizar un buen funcionamiento del sistema de audio.

  • Garantizar inteligibilidad
  • Evitar retroalimentación (feedback) en los micrófonos, fenómeno que se distingue cuando hay un pitido agudo en los altavoces.
  • Evitar eco acústico, es decir, evitar que el audio de un punto remoto les regrese a ellos al salir de un altavoz y entrar a un micrófono, provocando que el punto remoto se escuche a sí mismo.

Sistema de video


El video en una sala de juntas está sumamente entrelazado, pero se deben tener claros los orígenes y destinos. Las fuentes de video serán cámaras, cámaras de documentos, computadoras, reproductores de discos, servidores de video, códecs, entre otros según las necesidades de transmisión de cada usuario. De igual forma los destinos son variados, aunque suelen percibirse en tres clasificaciones: dispositivos para presentar imágenes grandes (videoproyectores, monitores de video, video walls), dispositivos de grabación y equipo de videoconferencia (códec o computador).

La cantidad y fuentes o destinos depende de la funcionalidad que requieran las salas o el dinamismo de las reuniones, pero siempre será necesario distribuir el video, recibirlo y enviarlo a donde se necesite y cuando se necesite manteniendo la mejor calidad de video. Para estas tareas se utilizan los conmutadores (switchers) matriciales, divisores (splitters), procesadores de videowall, procesadores multiventana, extensores (extenders), escaladores, convertidores de señal entre otros.

Elegir entre qué dispositivo se usará para transmitir el contenido visual también es otra tarea que debe hacerse con especial cuidado. Cada una de las tecnologías presenta ventajas y desventajas:

  • Videoproyectores
    • Ventajas: imágenes grandes y de altas resoluciones a bajo costo, se puede liberar la pared para tener otros usos.
    • Desventajas: requiere de una superficie de proyección, pantallas o muros con tratamiento. Se afecta la imagen con la luz natural. Requieren línea directa entre el proyector y la pantalla. Requieren mucha ventilación y mantenimiento periódico.
    • Los proyectores con fuente de luz láser ofrecen más brillo, se calientan menos y son casi libres de mantenimiento.
    • Los proyectores de tiro ultracorto son más estéticos, menos estorbosos e incluso hay versiones que son interactivos.
  • Monitores (displays) de video
    • Ventajas: imágenes brillosas, gran variedad de tamaños.
    • Desventajas: elevados costos en tamaños grandes.
    • En esta categoría encontramos pantallas led, plasma entre otros, se recomienda evitar el uso de televisores de uso residencial.
    • Se utilizan como pantalla principal y como refuerzos de video para espacios alejados o personalizados.
  • Video walls
    • Se construyen con base en pantallas más chicas para formar una sola imagen, varían conforme al espacio que hay entre cada pantalla, en algunos es nulo.
    • Ventajas: imágenes muy grandes, alto brillo, grandes resoluciones.
    • Desventajas: alto costo y mantenimiento.

Para compartir el contenido de una computadora se suele hacer con un cable de video: HDMI, DisplayPort e incluso VGA. Estos cables que deben estar en buen estado, muchas veces se dañan por doblarlos en exceso o prensarlos. Se procura también que estén ocultos y de fácil acceso cuando se requieren, sin embargo, no siempre sucede así, depende mucho de las placas o cajas de conexión.

La tendencia para compartir contenido es hacerlo de manera inalámbrica, diversos fabricantes han desarrollado presentadores para transmitir vía WiFi, también incluyen tecnologías como AirPlay o Miracast. Esto aún no ha remplazado por completo a la conexión alámbrica que se considera más estable y simple de usar.

Equipo de videoconferencia


Los equipos para establecer una videoconferencia pueden ser un códec o un computador corriendo un softcodec. Aunque los primeros han sido desplazados aún se utilizan en salas grandes, son más robustos, tienen mayor conectividad y cobertura, suelen hacer videollamadas punto a punto o a multipunto, recientemente también a servicios en la nube.

Los softcodecs son programas que permiten la conexión a un sistema de videoconferencia basado en la nube como Zoom, Microsoft Teams, Google Meets, Cisco Webex, Bluejeans entre otros. La conexión se pueda realizar desde una computadora personal, sin embargo, no es cómodo llevar a cabo una videollamada grupal, para ampliar su cobertura se le suele conectar a distintos periféricos. También existen kits de sofcodecs que integran todos los dispositivos necesarios, soluciones como  Crestron Flex o algunos kits de Logitech son algunos ejemplos.

El diseño de los sistemas de audio y video salas de juntas requiere conocimiento sobre una gran variedad de equipo y como se puede elegir el más adecuado. Inscríbete a nuestra página y obtén una visita de levantamiento gratis (válido en ciertas ciudades) o bien te apoyamos de manera remota a identificar tu lista de requerimientos.

La operación de una sala se facilita mucho si existe un sistema de automatización para salas de juntas, puede controlarse no solo el audio y video sino también persianas, clima iluminación, a través de una pantalla táctil dedicada, un iPad o incluso usando comandos de voz.

Para más información, comunícate con uno de nuestros asesores vía telefónica a cualquiera de nuestras sucursales, al WhatsApp +52 (477) 555 7200 o llena el formulario de nuestro sitio web.