El tiempo es un recurso muy valioso, usarlo para echar a andar una reunión o videoconferencia es un desperdicio para todos y una mala imagen para el anfitrión, la automatización salas de juntas corrige estas deficiencias y además permite aumentar el confort, necesario durante juntas que llegan a ser muy largas.
En términos de automatización, ¿qué tanto podemos hacer en una sala de juntas? La domótica ha llegado para quedarse a los espacios de trabajo, no sólo por confort o como un lujo, sino como una necesidad. Con la automatización salas de juntas se busca que para cualquier usuario sea sencillo utilizar el equipamiento audiovisual, poder iniciar una reunión o videoconferencia rápidamente y sin ayuda de personal técnico.
Sin la integración audiovisual, tendríamos varios controles dispuestos en la mesa, dentro de algún mueble o alguien los resguardará para evitar que se extravíen, llevándolos y trayéndolos cada vez que se usa la sala. Se deberían tener estos controles etiquetados y debemos saber en qué entrada de video se encuentra conectada cada fuente, para ayudar, un pequeño manual enmicado sobre la mesa para recordar a todos la serie de pasos a seguir para poder iniciar.
Si este es el caso en tu empresa, sabrás que en este proceso ya se fueron algunos minutos importantes, si logramos encender todo solo nos falta conectar la laptop al cable HDMI, esperando que aún éste debajo de la mesa y que no se haya roto.
El primer paso de la automatización de salas de reuniones o videoconferencias es integrar el control audiovisual en una interfaz gráfica; pueden ser una tableta, una pantalla táctil o una botonera, que se pueden complementar con un control por voz.
Al presionar sólo un botón o dar un comando de voz se puede iniciar una secuencia de pasos donde cada equipo se enciende y se cambia de entrada, de tal modo que todo esté operando para iniciar nuestra reunión. El tiempo de ejecución dependerá de la cantidad de equipos que se tengan, la parte más lenta suele ser la bajada de la pantalla de proyección o el proceso de encendido del proyector, que en los modelos láser ya es mínimo.
Sobre las tabletas o pantallas táctiles se diseñan gráficos personalizados acordes a la imagen institucional, se simplifica la operación ya que nos permite:
Los procesadores de control son los cerebros de la automatización, en ellos se programa la lógica que se ejecuta al recibir una instrucción de parte del usuario. Este equipo es capaz de comunicarse con los equipos audiovisuales mediante distintos protocolos que permiten ejecutar sus funciones u obtener información relevante para la operación y el mantenimiento. Por ejemplo, el procesador de control da la instrucción de encendido a un proyector y obtiene información sobre si aún está calentando su lámpara y las horas de uso de esta última.
Si los equipos de control de iluminación, persianas, aire acondicionado o calefacción son compatibles con estos protocolos de comunicación, se puede integrar el control de estos sistemas en las pantallas de control, haciendo más completa la secuencia de los inicios rápidos y aumentando la funcionalidad del sistema. Entre algunas funciones que se agregan son:
El control por voz nos permite cambiar rápidamente entre escenarios del uso de la sala, se ajustan diferentes combinaciones que obedecen a comandos, como «Buenos días», «Iniciar reunión», «Presentación con laptop», «Iniciar videoconferencia zoom», «Enciende luces traseras», «Sube persianas», «Apagar todo», entre muchas otras que se generan en función de la operación y de los sistemas que se hayan integrado.
La inclusión de sensores o fotoceldas al sistema de control aumentará la capacidad de automatizar la operación.
Sensores de presencia y vacancia, permitirán encender o apagar alguna función cuando se detecta que hay personas en la sala o está vacante. No sólo se controlarán las luces, sino también otros equipos, si una reunión ha terminado, al vaciarse la sala el proyector y el clima se apagan.
Las fotoceldas son sensores que miden la incidencia de luz, por lo que sí tenemos bastante luz natural pudiéramos bajar la intensidad de las lámparas o bien las persianas. Bajar las persianas en momentos donde la sala se calienta nos permite mantener la temperatura interna y no usar demasiado el aire acondicionado.
Apagar luces y equipo cuando no se utilizan, aprovechar la energía solar o disminuir la potencia del aire acondicionado nos permite ahorrar en el consumo eléctrico, que además de contribuir a la conservación del planeta, otorga puntos en certificaciones de edificios sustentables, como la de «Edificios LEED».
Independientemente de que se tenga una o varias salas de juntas, la reservación de estas nos permitirá organizar las actividades en grupo y aprovechar al máximo el espacio y los equipos instalados.
Si se conjunta el sistema de reservación y automatización, la funcionalidad aumenta en las salas de junta, se podrían encender equipos audiovisuales instantes previos a una reunión agendada para iniciar sin contratiempos.
Si los sensores detectan vacante la sala cuando está reservada, se puede liberar para que pueda ser aprovechada por otros usuarios. Se puede tener un monitoreo y estadísticas del uso de las salas, incluso un conteo de cuantas personas la usan para determinar si se está usando apropiadamente, plataformas como Crestron Fusion son bastante útiles para el equipo de tecnologías de la información que suelen ser los administradores de las salas. También los usuarios se ven beneficiados con estos sistemas, pueden pedir soporte técnico con presionar un botón en la pantalla de control, recibir ayuda remota para resolver algún incidente y continuar con la reunión.
Las soluciones de automatización salas de juntas son diversas, modulares y escalables, pero nunca será la misma para un usuario que para otro. Cada sala tiene diferentes usos, diferente dinámica de trabajo, los equipos audiovisuales son distintos, los sistemas complementarios pueden variar y hasta los objetivos que se buscan cumplir al automatizar también son diferentes. En Dáxel nuestra prioridad es que se tenga una experiencia de usuario de calidad, para cumplirlo nos adentramos en conocer todas estas variantes y diseñar soluciones hechas a la medida de cada cliente. No es un proceso rápido, pero garantiza obtener el mayor beneficio de una inversión.
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