¿Por qué debería tener un sistema de reserva de salas?
La reserva de salas es una excelente opción para gestionar de modo efectivo las reuniones o juntas en una empresa. A través de estas, las empresas o negocios pueden concentrar al personal y agilizar el trabajo, por lo que son indispensables.
Sin embargo, para ingresar a las salas de juntas con numeroso personal, puede resultar una tarea compleja; siempre se hace necesario asegurarse de que esté disponible o no la sala. Para evitar este inconveniente, los sistemas de reserva ofrecen una serie de ventajas para agilizar este proceso.
De este modo, se puede comprobar de forma automática si está disponible una sala cuando sea necesario, sin que llegue a afectar el funcionamiento de los demás departamentos.
¿Qué se logra con un sistema de reserva de sala de juntas?
Con el uso de sistemas de automatización de salas de juntas o los programas de reserva de las salas dentro de las organizaciones, se puede llegar a gestionar de forma eficiente el uso de las salas de reuniones. De igual manera, se puede llegar a controlar incluso el tiempo que serán usadas y otros usos como son:
- Confirmar las reuniones.
- Alargar una reunión en particular.
- Cancelar una junta.
- Finalizar una reunión.
- Cambiar la fecha y hora de la junta.
- Comprobar qué salas están disponibles.
- Conoce los horarios en los que se encuentran las salas que están apartadas.
El software que utiliza este tipo de reservas permite realizar cada una de las acciones con mayor eficiencia. De esta manera, se puede implementar de forma correcta para las salas y, así, conseguir mayor productividad. Es un software que representa la tecnología inteligente, dado que permite la administración y planificación efectiva de todas las reuniones.
Así, se hace más sencillo cada uno de los procesos empresariales y se logra aprovechar de mejor forma cada uno de los espacios de la organización.
¿Qué se puede evitar con un software de reserva para salas?
Interrupciones en el trabajo
Las oficinas abiertas y los espacios de trabajo que son compartidos son muy populares y este tipo de tendencia no va a decaer. Pero tener este tipo de área de trabajo también amerita contar con acceso a recursos alternativos, como las salas para grupos reducidos o juntas.
Al respecto, el personal en oficinas abiertas se puede llegar a molestar fácilmente debido a las interrupciones que pueden existir. Por ello, es clave que existan salas separadas y accesibles, donde se pueda cerrar la puerta y concentrarse en las tareas.
Esto también aplica para la reunión, pero ¿cómo puede un sistema de reserva de salas ayudar a trabajar sin ningún tipo de interrupción? Generalmente, lo que se desea es contar con pantallas de reserva que sean sencillas de usar. Por tanto, un sistema de reserva que sea completo con un diseño clásico es lo ideal.
Teniendo la oportunidad de contar con tabletas en el exterior de las salas, se puede conocer el tiempo de una sala disponible u ocupada.
Molestia de reservar salas para reuniones espontáneas
parte de las empresas tienen algún tipo de sistema de reserva integrado en su cliente de correo electrónico. El inconveniente surge cuando a un gran número de personas les resulta incómodo cuando se presentan reuniones espontáneas, porque no todas se planean con días o semanas de antelación.
Es normal que las personas solo elijan una sala vacía, se sienten y comienzan a conversar. De repente, otro compañero llama a la puerta, informando que la sala se encuentra reservada y comienza la búsqueda de otra sala.
Con un sistema sofisticado de reserva se puede conectar al sistema y visualizar el calendario digital de las salas. De esta manera, no es necesario consultar la disponibilidad a través del correo electrónico, pues las tabletas exteriores de cada sala lo indican. Además, reservar una sala bajo este sistema es sencillísimo. Solo se debe ir a una sala disponible, presionar en la pantalla según lo indicado y la sala ya será reservada.
Reservas dobles
La reserva duplicada viene siendo un problema común, sobre todo en el caso de las oficinas que son compartidas, porque se usan sistemas diferentes. Por ello, dos personas pueden llegar a reservar la misma sala sin saberlo. Con este sistema se puede obtener una indicación clara de si la sala está ocupada o no.
Disponibilidad de salas
Es común escuchar que los compañeros se pueden quejar de la falta de salas de reuniones, pero el problema es que las salas reservadas tienden a quedar vacías por inasistencia. Es decir, muchas de las salas que se reservan no se llegan a utilizar en su totalidad.
Otro de los inconvenientes que se suelen presentar es que se usan las salas sin reservarlas, lo que hace que otros crean que pueden estar ocupadas. Es por esta razón que la disponibilidad de la sala puede ser un problema que disminuye el nivel de productividad en el lugar de trabajo, pero no tiene por qué ser así.
Con el fin de evitar salas sin uso por inasistencia, un sistema de reserva de las salas de alta gama permite disponer de una función de registro. Se puede definir una hora para cancelar la junta si no se registra, lo que permite que la sala esté disponible para otros usuarios.
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Así, es posible agilizar los procesos y mantener una gestión efectiva en lo que respecta a las juntas en una organización. Si tienes pensado adquirir este tipo de equipos o sistemas de audio y video para auditorios, puedes contar con nuestros asesores para que puedas tomar la mejor decisión de compra.
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