¿Qué equipo es necesario para armar una sala de videoconferencias profesional?

Para lograr armar una sala de videoconferencias y conferencias presenciales exitosa, se necesita encontrar los elementos esenciales: micrófonos, cámaras y sistemas de control. En Dáxel nos encargamos de ofrecer instalaciones completas que incluyan estos y otros elementos para crear un espacio de videoconferencias automatizado y profesional.

Sin importar la ubicación en que estés, puedes lograr reuniones profesionales con sistemas de videoconferencia de calidad.

En un mundo globalizado y tecnológico como el que vivimos hoy en día, los trabajos remotos están ganando terreno. Y los equipos y sistemas que permiten este tipo de trabajos también se están expandiendo en el mercado mundial.

Cada vez hay más marcas, modelos y empresas que ofrecen todo tipo de productos especializados como un micrófono para sala de juntas o una cámara para videoconferencia, entre otros elementos.

Lo que se busca es lograr una comunicación efectiva entre los integrantes de una empresa o un grupo de trabajo, mediante avances tecnológicos, se busca que la comunicación se sienta real a pesar de la distancia.

1.      ¿Qué elementos debe llevar una sala de juntas?

Una sala de juntas moderna debe ser un espacio versátil y funcional, diseñado para facilitar la comunicación y la colaboración. Aquí te presentamos los elementos clave que no pueden faltar:

●       Cámara

• Cámara web integrada o externa.
• Resolución de al menos 720p.

●       Micrófonos

• Micrófonos de alta calidad de preferencia con cancelación de ruido.

●       Pantalla o proyector

• Una pantalla grande y de alta resolución o un proyector con una imagen clara y nítida.
• Conexiones HDMI, USB, USB-C y otras opciones para compartir pantalla desde diferentes dispositivos.

●       Internet

• Conexión de banda ancha estable.
• Velocidad de carga y descarga suficiente.
• Wi-Fi o conexión Ethernet.

●       Mesa

• Una mesa amplia donde los participantes tengan espacio para poner laptops, libretas y demás herramientas que necesitan para participar en la reunión.

●       Sillas

• De preferencia sillas ergonómicas.
• Cómodas y ajustables para largas reuniones.

●       Iluminación

• Que no cause deslumbramiento en la pantalla y que permita una buena visibilidad.
• Control de la iluminación para ajustar según las necesidades.

●       Pizarra

• Blanca o digital interactiva.
• Importante para expresar ideas visualmente en presentaciones o para hacer lluvia de ideas en reuniones.

●       Conectividad

• Cables no perdidos, no dañados. Siempre a la mano y en buen estado, de preferencia ocultos.
• Versatilidad, no importa si es HDMI o USB-C
• Presentación inalámbrica estable y segura

También se pueden agregar elementos adicionales como tomas de corriente extras y puertos USB para cargar dispositivos, sistemas de climatización para mantener un ambiente agradable durante todo el año y, para los que quieran ir un paso más allá, paneles acústicos o materiales que reduzcan el eco y el ruido exterior.

Estos últimos elementos, no son esenciales, pero son detalles que marcan la diferencia para mantener reuniones armónicas sin importar la duración.

Ahora veamos más de cerca algunos de estos elementos.

2.      ¿Qué son los sistemas de videoconferencias?

Básicamente, podemos entender como sistemas de videoconferencia al conjunto de tecnologías que permiten la comunicación en tiempo real de audio y video entre dos o más personas en ubicaciones distintas.

Estos sistemas están compuestos por distintos elementos que permiten una comunicación exitosa. Como vimos en la infografía anterior, para que exista este tipo de comunicación a distancia, se necesitan equipos de audio, video, internet, etc. Más adelante abordaremos con más detalle estos aspectos. Pero primero debemos entender más a fondo estos sistemas.

3.      ¿Para qué sirven los sistemas de videoconferencias?

En esencia, para simular una reunión presencial, pero con participantes que pueden estar en cualquier parte del mundo. Permiten una interacción “cara a cara” en tiempo real, conectando a gente de todo el mundo.

4.      ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la videoconferencia?

Nada reemplaza realmente una reunión presencial. La desventaja más obvia de las videoconferencias es que siguen dependiendo de factores externos como el clima que puede afectar la conexión a internet de todos los participantes, etc.

Sin embargo, ¡sus ventajas son mucho mayores!

El surgimiento de los sistemas de videoconferencia ha permitido a las empresas conectar con gente de todo el mundo expandiendo las posibilidades de empleo a muchos profesionales de zonas diversas.

Esto no solo logra descentralizar el trabajo empresarial, sino que permite a colaboradores de todo el mundo una mayor flexibilidad laboral y, por lo tanto, en su vida cotidiana.

Otra ventaja es que, gracias al constante progreso tecnológico, estos equipos vienen cada vez más equipados para facilitar y agilizar el trabajo empresarial. Por ejemplo, plataformas como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet, permiten grabar reuniones, optimizar calendarios, tener asistentes con IA para llevar notas y muchas más funciones. Cada plataforma es distinta, pero todas ofrecen más que solo videollamadas.

5.      ¿Qué necesitas para hacer una videoconferencia o videollamada?

En una sala de reuniones pueden existir muchos elementos que son útiles para los participantes, pero solo algunos de estos forman parte de lo que llamamos sistemas de videoconferencia:

I.              Dispositivo:

• Computadora (de escritorio o portátil): La opción más común, con cámara y micrófono integrados o externos.
• Equipo de cómputo dedicado: En salas de reuniones la mejor opción para conectar cámara, micrófono y bocinas sin tener que configurar cada que entran. Siempre preparado.
• Teléfono inteligente o tableta: Ideal para videollamadas rápidas o en movimiento.

II.            Conexión a Internet:

• Una conexión de banda ancha estable es crucial para una videollamada fluida.
• Se recomienda una velocidad de carga y descarga suficiente para video de alta calidad.
• Wi-Fi o conexión por cable (Ethernet) funcionan bien.

III.           Audio:

• Ya sean auriculares o altavoces, es importante tener una salida de audio para lograr conversaciones fluidas y claras.
• Como dispositivos de entrada de audio, contar con un micrófono para sala de juntas es lo ideal. Estos micrófonos están especialmente diseñados para captar el audio de toda la sala.

IV.           Software o plataformas de videoconferencia:

• Aplicaciones como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, son excelentes porque gestionan la conexión, la transmisión de audio y video, y ofrecen funciones adicionales como compartir pantalla, chat, hacer bitácoras automáticas y grabación de las reuniones.

V.            Cámara:

• Ya sea una cámara para videoconferencia web integrada en tu dispositivo o una cámara externa.
• Se recomienda una resolución de al menos 720p (HD) para una imagen clara. Por supuesto, 1080p (Full HD) o 4K ofrecen mejor calidad.
• Existen muchos tipos de cámaras, a continuación, explicaremos más a fondo las opciones que existen.

6.      ¿Qué cámara es mejor para transmitir en vivo?

Para transmitir en vivo, lo mejor es elegir una cámara con buena calidad de video y una resolución alta, como 4K o 1080p. Como mencionamos, las reuniones virtuales intentan simular lo más posible una reunión presencial.

También es importante verificar la velocidad de cuadros, ya que una velocidad más alta produce una imagen más nítida. Además, se debe contar con una pantalla o proyector que puedan mostrar imágenes a buena resolución.

En general, la resolución de la imagen debe ser buena y la cámara debe estar estratégicamente posicionada para dar la impresión de que estás cara a cara con los otros participantes. Existen varios modelos, para salas de videoconferencia las que más recomendamos son los siguientes:

🡺    Crestron IV-CAM-I12-W

Excelente opción para salas medianas a grandes tiene un zoom óptico de 12x, certificada Teams y Zoom, realiza seguimiento del orador, autoenfoque por grupo. Versatilidad en salidas: HDMI, USB, SDI y realiza Streaming

🡺    Kramer KAC-CAM-70

Una cámara PTZ con seguimiento del orador y autoenfoque, zoom de 12x, Conexión USB

🡺    Logitech Rally

Cámara PTZ, buena calidad de imagen, conexión USB.

🡺    Otras cámaras para videoconferencia recomendadas:

• Biamp Vidi 250
• Vaddio Roboshot
• Kramer KAC–CAM–360
• Crestron IV-CAM-I20-W
• HP Poly Studio E70
• Cisco PTZ 4K Camera

7.      ¿Qué equipo de sonido se instala en una sala de juntas?

Ahora que ya resolvimos la cuestión de la imagen, vamos a prestar atención al sonido, igualmente crucial para reuniones exitosas.  En una sala de juntas profesional se instalan tres elementos que garantizan un sonido claro y sin interrupciones:

1.    Micrófonos:

• De mesa, techo o pared, según el tamaño y disposición de la sala.
• Con cancelación de ruido para claridad.

2.    Altavoces:

• De calidad, para una reproducción de audio nítida.

3.    Sistemas de audio:

• Sistemas que permitan controlar volumen, ecualización y la gestión de los micrófonos.

8.      ¿Qué tipo de micrófono es el mejor para una sala de juntas?

Para salas de videoconferencias, los tipos comunes incluyen micrófonos de mesa, micrófonos de techo y micrófonos de conferencia. La elección depende del tamaño de la sala y la disposición de los participantes.

Algunos de los modelos que más recomendamos nosotros incluyen:

🡺    Micrófonos cuello de ganso:

• Shure Bases MX 400 y MX890
• Base/transmisor MXW8 y ULXD8
• Micrófonos MX405, MX410 y MX415

🡺    Micrófonos de superficie:

• Shure MXA310, MX391, MX392, MX393, MX395, MX396, CVB, MX690, ULXD6, MXA 710 y MXW6.
• Logitech, Mic Pod.
• Crestron, CCS-UCA-MIC.
• Biamp, Parlé TTM-X y Parlé TTM-XEX.

🡺    Micrófonos de techo:

• Shure MXA 920, MXA901 y MXA 710.
• Logitech, Mic Pod.
• Biamp Parlé TCM-X y Parlé TCM-XA.

🡺    Micrófonos en pared:

• Shure MXA 710.
• Poly Studio.
• Crestron UC-SB1.
• Logitech Rally bar.

 

9.      ¿Dónde poner el equipo de sonido para mejorar la calidad del audio en la sala?

Ahora que ya sabes qué equipo de sonido comprar, es importante saber dónde colocarlo para garantizar una experiencia de audio óptima durante todas las reuniones.

Pero, como la colocación ideal siempre dependerá de distintos factores, aquí te presentamos algunas pautas generales y consideraciones importantes que puedes tener en cuenta:

Micrófonos:

●        Proximidad a los participantes:

• Los micrófonos deben colocarse lo más cerca posible de los participantes para captar sus voces con claridad.
• En salas muy grandes, considera usar múltiples micrófonos distribuidos estratégicamente.

●        Tipos de micrófonos y su ubicación:

• De mesa: Colócalos en el centro de la mesa o frente a cada participante.
• De techo: Instalarlos de manera uniforme en el techo para una cobertura completa de la sala.
• De pared: Instalalos en las paredes de la sala, a una altura adecuada, para captar el audio de todos los participantes.

●        Consideraciones adicionales:

• Evita colocar los micrófonos cerca de fuentes de ruido, como ventiladores o aires acondicionados. Si no hay otra opción, procura micrófonos con reductores de ruido
• Asegúrate de que no haya obstrucciones entre los micrófonos y los participantes.
• Evita colocar los micrófonos cerca de los altavoces, esto puede generar retroalimentación. Si no es posible utiliza técnicas avanzadas de audio como mix-minus

Altavoces:

●        Distribución uniforme del sonido:

• Considera usar múltiples altavoces pequeños en distintos puntos estratégicos. Esto varia de la acústica y de la cobertura

●        Altura y orientación:

• Los altavoces deben colocarse a una altura adecuada para que el sonido llegue a los oídos de los participantes.
• Orienta los altavoces hacia el área donde se sentarán los participantes.

●        Consideraciones adicionales:

• Evita colocar los altavoces en esquinas o cerca de superficies reflectantes (Ejemplo: mármol o cristal), ya que esto puede generar ecos y reverberaciones.
• Asegúrate de que los altavoces estén correctamente conectados y calibrados.

Consideraciones generales:

●        Acústica de la sala:

• La acústica de la sala juega un papel importante en la calidad del sonido.
• Considera usar paneles acústicos u otros materiales absorbentes de sonido para reducir ecos y reverberaciones.

Si te interesa tener una sala de reuniones profesional que incluya un buen sistema para videoconferencias con todos los elementos necesarios como un micrófono para sala de juntas adecuado y una cámara para videoconferencia de la mejor calidad, no dudes en contratar a Dáxel.

En Dáxel llevamos 10 años ofreciendo todo tipo de soluciones tecnológicas para hogares y empresas de todo México. Esto incluye la instalación de sistemas de videoconferencia integrales que ya contienen todos los equipos necesarios para realizar reuniones exitosas.

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No dudes en ponerte en contacto con nosotros. Lo puedes hacer a través del teléfono de nuestra oficina: 477 555 7200.

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