¿Cómo optimizar la gestión de espacios de salas de juntas?

La optimización de la gestión de salas de juntas y espacios de reunión mediante tecnología moderna se enfoca en tres pilares: dispositivos de reserva salas, control de reunión sin interrupciones y automatización. Al combinar estos tres elementos es posible contar con una gestión eficiente y disminuir los errores y problemas que comúnmente suceden como las interrupciones inesperadas.

La reserva de una sala de reunión puede realizarse mediante dispositivos y software específicos, por lo que no es necesario un calendario convencional y confuso. También puede gestionarse la reunión en sí para aprovechar al máximo cada minuto disponible. La automatización permite optimizar los procesos y disminuir las confusiones y fricciones entre colaboradores.

Optimización con dispositivos de reserva de salas

En muchas empresas se modificó el uso de calendarios físicos o convencionales por el uso de dispositivos de reserva de salas, lo cual no es una casualidad. Principalmente se debe a que estos dispositivos se instalan justo afuera de la sala de juntas para eliminar los problemas como las reservas fantasmas y las interrupciones. Lo que facilita en gran medida la gestión de los espacios debido a que permiten:

• Visibilidad inmediata del estado: los dispositivos como pantallas o tablets permiten mostrar en tiempo real la disponibilidad de la sala mediante colores como el verde (disponible) o rojo (ocupada). Lo que evita las interrupciones y la frustración de buscar una sala libre.
• Reserva más práctica: los usuarios pueden reservar la sala directamente desde el panel para una reunión inmediata sin necesidad de computadoras o calendarios.
• Autoliberación: cuando el usuario no confirma la asistencia en la pantalla luego de un tiempo definido el sistema libera automáticamente la sala para que otros la utilicen. Lo que elimina las reservas fantasmas.
• Extensión de la reunión: permiten extender la reserva directamente desde el panel si la sala no tiene otra reunión programada a continuación.
• Posibilidad de integración: fácilmente se pueden integrar con otras plataformas empresariales como Google Calendar, Microsoft Exchange u Outlook. Lo que asegura que la información de reserva se mantenga en todos los dispositivos.

Optimización mediante pantallas táctiles

La pantalla táctil para controlar videoconferencia funciona como el cerebro de la reunión y permite facilitar el uso de la tecnología compleja para reducir el tiempo de configuración. Estas pantallas ofrecen un control centralizado, por lo que se puede controlar múltiples componentes y funciones desde un mismo lugar.

• Control unificado de la videoconferencia: elimina la necesidad de múltiples controles remotos y menús confusos desde una sola interfaz. De hecho, el usuario puede: iniciar o finalizar la llamada mediante un solo toque, gestionar el audio y video y compartir contenido.
• Gestión de dispositivos de la sala: las pantallas permiten el control centralizado de otros elementos sin necesidad de múltiples mandos. El usuario puede ajustar la intensidad de la iluminación o cambiar a escenas preestablecidas, abrir o cerrar persianas y cortinas e incluso ajustar la temperatura del ambiente desde un mismo panel.

Optimización mediante la automatización

La automatización salas de juntas es el complemento perfecto para aprovechar al máximo las soluciones tecnológicas de gestión anteriormente mencionadas. Principalmente debido a que permite centralizar y agilizar la gestión de los espacios de manera óptima y sin errores.

• Automatización es escenas: es posible configurar la sala para un propósito específico mediante un solo comando. Por ejemplo, implementar el modo presentación en la pantalla de control para que las luces se atenúan, las persianas se bajan y el proyecto se encienda de forma automática.
• Sensores de ocupación: la automatización permite detectar si hay personas en la sala y usar la información para: autoliberación para confirmar si la sala está vacía, ahorro energético apagando las luces automáticamente, el aire acondicionado y otros componentes.
• Generación de datos y análisis: proporciona datos sobre el uso de las salas, tasa de ocupación, salas subutilizadas o sobreutilizadas y más.

Dáxel y su catálogo de soluciones tecnológicas para la gestión de salas de juntas

Los dispositivos de reserva de salas, pantallas táctiles para el control de conferencias y la automatización, sin duda alguna, son una solución adaptada a las necesidades de la empresa actual. En Dáxel no solo podrás encontrar todas estas soluciones, también puedes contar con personal altamente capacitado para acceder a asesoría especializada y disipar cualquier tipo de duda relacionada.

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Preguntas frecuentes

¿Se pueden integrar los diferentes componentes tecnológicos de la sala de juntas?

S, por supuesto. Esto se logra mediante el uso de la automatización de las salas, plataformas y controles de mando centralizados. Lo que optimiza la operatividad y el uso de estos espacios.

¿Dáxel ofrece cotizaciones para proyectos completos de automatización de salas?

Sí, no sólo proporcionamos soluciones de alta calidad en componentes y equipos tecnológicos. También brindamos asesorías, servicios de instalación y más, solo debe contactarnos para acceder a una cotización precisa y transparente.

¿Es recomendable automatizar los espacios de juntas?

Sí, es altamente recomendable. Esto permite evitar confusiones, fallas y pérdida de tiempo, al mismo tiempo permite un mayor control, más eficiencia y comodidad.